EESTI RAHVUSRAAMATUKOGU HANKEKORD
Võttes aluseks „Riigihangete seaduse1“ § 9, kehtestan Eesti Rahvusraamatukogus alljärgneva hankekorra:
1. Üldsätted
1.1. Hankekord (edaspidi kord) reguleerib riigihangete planeerimise ja korraldamisega seonduvaid küsimusi, eesmärgiga tagada rahaliste vahendite läbipaistev, otstarbekas ja säästlik käsutamine, isikute võrdne kohtlemine ja konkurentsi efektiivne ärakasutamine riigihangete läbiviimisel.
1.2. Hankelepingud maksumusega üle kahekümne tuhande (20 000) euro sõlmitakse kirjalikku taasesitamist võimaldavas vormis.
1.3. Korras nimetatud summad on ilma käibemaksuta.
1.4. Käesolevas käskkirjas reguleerimata küsimustes juhindub hankemenetluse korraldaja riigihangete seaduses (edaspidi RHS) sätestatust.
2. Riigihangete planeerimine
2.1. Hankeplaanis kajastatakse kõik riigihanked alates kolmekümnest tuhandest (30 000) eurost. Vajadusel võib hankeplaanis kajastada ka väiksema maksumusega hankeid.
2.2. Hankeplaanis näidatakse:
2.2.1. hanke nimetus;
2.2.2. eeldatav maksumus;
2.2.3. hankemenetluse liik;
2.2.4. riigihanke eest vastutav isik;
2.2.5. hanke algatamise aeg kuu täpsusega;
2.2.6. lepingu eeldatav täitmise tähtaeg;
2.2.7. vastutav täitja.
2.3. Hankeplaan koostatakse kahe (2) kuu jooksul peale Eesti Rahvusraamatukogu eelarve kinnitamist.
2.4. Hankeplaani koostamiseks esitavad valdkondade juhid oma ettepanekud asjaajamisosakonnale, kes koostab esitatud ettepanekute alusel hankeplaani projekti ja saadab selle kooskõlastamiseks juhtkonnale.
2.5. Hankeplaani kinnitab peadirektor.
2.6. Kinnitatud hankeplaani muutmine ja/või täiendamine toimub korra punktide 2.4. ja 2.5. alusel.
2.7. Hankeplaani koostamine ei kohusta hankijat hankeplaanis märgitud hanget korraldama.
2.8. Asjaajamisosakond esitab juhtkonnale kord kvartalis ülevaate läbi viidud, läbi viimisel või algatamise ootel hangetest koos kommentaaridega kuidas hankemenetlus või lepingu täitmine on sujunud ning millise hankega millistes osades on probleeme.
3. Vastutuse määramine ja meetmed huvide konflikti ennetamiseks, tuvastamiseks ja kõrvaldamiseks
3.1. Valdkondade juhid vastutavad riigihangete korraldamise eest oma juhtimisvaldkonnas.
3.2. Riigihanke korraldamise eest vastutav isik (edaspidi hanke eest vastutav isik) ja hankelepingu täitmise eest vastutav isik (edaspidi vastutav täitja) määratakse peadirektori poolt kinnitatavas hankeplaanis.
3.3. Hankeplaani väliste hangete eest vastutavad valdkondade juhid nende ametijuhendites määratud juhtimisvaldkonna piires, jälgides riigihanke korraldamise head tava ning tagades kasutatavate rahaliste vahendite läbipaistva, otstarbeka ja säästliku käsutamine.
3.4. Struktuuriüksuste poolt aasta jooksul ostetavate samalaadsete kaupade ja tellitavate teenuste kohta RHS-is sätestatud piirmäärade järgimise üle teostab järelevalvet finantsjuht.
3.5. Töötajad, kes valdkonna juhi volitusel vahetult korraldavad hankemenetlusi ja koostavad hanke alusdokumente (edaspidi hanke korraldaja) ja riigihanke komisjonide (edaspidi komisjon) liikmed kohustuvad peale pakkumuste avamist allkirjastama kirjaliku deklaratsiooni, millega nad kinnitavad, et nad ei ole ühegi pakkujaga seotud viisil, mis on käsitletav huvide konfliktina.
3.6. Huvide konfliktina on käsitletav olukord, kus hanke korraldajal või komisjoni liikmel on hanke läbiviimise käigus võimalik teha otsus või hääletada sellise otsuse poolt, mis on otseselt või kaudselt seotud tema või korruptsioonivastase seaduse §-s 7 nimetatud isikute finantsiliste, majanduslike või muude isiklike huvidega ning mida võib seetõttu käsitleda tema erapooletust ja sõltumatust kahjustavatena.
3.7. Kui hanke läbiviimise käigus selgub, et hanke korraldaja või komisjoni liige osutub mõne pakkujaga seotuks viisil, mis on käsitletav huvide konfliktina, eemaldatakse hanke korraldaja hanke läbiviimise juurest või arvatakse liige hankekomisjonist välja.
4. Alla lihthanke piirmäära jäävate asjade ostmise ning teenuste ja ehitustööde tellimise kord
4.1. Asjade ostmine ning teenuste ja ehitustööde tellimine maksumusega kuni 4999 eurot.
4.1.1. Hanke korraldaja peab kasutama rahalisi vahendeid säästlikult ja otstarbekalt ning saavutama eesmärgi mõistliku hinnaga, tagades parima hinna ja kvaliteedi suhte.
4.2. Hankemenetluse korraldamine 5000 kuni 29 999 euro suuruses summas asjade/ teenuste ostmiseks ning 5000 kuni 59 999 euro suuruses summas ehitustööde, kontsessioonilepingute ja ideekonkursi teostamiseks.
4.2.1. Hankemenetluse korraldamisel maksumusega 5000 kuni 29 999 euro suuruses summas asjade/teenuste ostmiseks ning 5000 kuni 59 999 euro suuruses summas ehitustööde, kontsessioonilepingute ja ideekonkursi teostamiseks küsib hanke korraldaja konkurentsi olemasolu korral pakkumist vähemalt kolmelt pakkujalt. Kui võrdlevaid pakkumusi ei ole võimalik küsida - turul on ainult üks potentsiaalne pakkuja või esinevad muud piiravad asjaolud - fikseerib hanke korraldaja põhjenduse dokumendihaldussüsteemis.
4.2.2. Hanke korraldaja koostab hangitava eseme, tellitava teenuse, ideekonkursi, ehitustöö või kontsessioonilepingu tehnilise kirjelduse, mille sisuks on vastavas valdkonnas tegutsevatele isikutele arusaadavat tehnoloogiat ja täpsusastet kasutades asjade ja teenuste omaduste, neile esitatava kvaliteedi ja muude nõuete kirjeldus ning kogused, ehitustöö või läbiviidava ideekonkursi omadused, kogused, kvaliteedi ja muude nõuete kirjeldus ning hindamise kriteeriumid lähtudes RHS §-st 85. Hanke alusdokumendid kinnitab hanke eest vastutav isik, kes vajadusel suunab need enne kinnitamist juristile kooskõlastamiseks.
4.2.3. Hanke korraldaja edastab tehnilise kirjelduse koos muude oluliste andmetega (pakkumuse esitamise tähtaeg, koht ja viis, pakkumuse jõusoleku tähtaeg, tööde teostamise aeg, asjade tarnimise aeg, maksetingimuste kirjeldus jms) ja vajadusel kvalifitseerimistingimused vähemalt kolmele pakkujale.
4.2.4. Pakkumused esitatakse määratud tähtajaks hankija poolt määratud aadressil ja viisil.
4.2.5. Hanke korraldaja tutvub esitatud pakkumustega, kvalifitseerimistingimuste olemasolul kvalifitseerib või jätab pakkuja(d) kvalifitseerimata, hindab pakkumuste vastavust nõutule, teeb otsuse eduka pakkuja osas ning teavitab hanke tulemustest valdkonnajuhti.
4.2.6. Kui pakkumusi tuleb vähem, kui kolmelt pakkujalt fikseerib hanke korraldaja dokumendihaldussüsteemis, et rohkem pakkumisi ei esitatud. Kui määratud tähtajaks ei esitada ühtegi pakkumust tunnistab hanke korraldaja hankemenetluse nurjunuks.
4.2.7. Hanke korraldaja sisestab dokumendihaldussüsteemi või edastab asjaajamisosakonnale kõik hankega seotud dokumendid (tehnilise kirjelduse, pakkumused jm) peale hanke läbiviimist.
5. Lihthankemenetluse korraldamine alates 30 000 eurost kuni 59 999 euro suuruses summas asjade ja teenuste ostmise ning alates 60 000 eurost kuni 149 999 euro suuruses summas ehitustööde ja teenuste kontsessiooni hankelepingu sõlmimiseks.
5.1. Hanke eest vastutav isik on kohustatud lihthanke korraldama vastavalt RHS § 125 sätestatule. Vajadusel moodustatakse hanke korraldamise eest vastutava isiku ettepanekul lihthanke läbiviimiseks komisjon. Komisjoni moodustamisel ja selle tegevuse osas lähtutakse korra punktidest 6.1.-6.4.
5.2. Lihthanke korraldamiseks koostab hanke korraldaja hanke alusdokumendid. Hanke alusdokumendid kinnitab hanke eest vastutav isik, kes vajadusel suunab need enne kinnitamist juristile kooskõlastamiseks. Vajadusel määrab hanke eest vastutav isik ka volitatud esindaja hanke kohta käiva informatsiooni (hanketeadete avaldamine, alusdokumentide muutmine, tähtaegade pikendamine, hankemenetluse lõppemine, aruannete esitamine jms) edastamiseks riigihangete registrile.
5.3. Lihthange algab hanke eest vastutava isiku või selleks volitatud isiku (edaspidi volitatud esindaja) poolt teate avaldamisega riigihangete registris ja lõpeb RHS § 73 lõikes 3 sätestatud alustel.
5.4. Hankega seotud dokumente (tehnilised tingimused, pakkumused, komisjoni protokollid, hankeleping, aktid ja muud hankega seotud dokumendid) säilitatakse riigihangete registris.
6. Riigihanke hankemenetluse korraldamine alates 60 000 eurost asjade ja teenuste ostmise, eriteenuste hankelepingu, kontsessioonilepingu, eriteenuste kontsessioonilepingu ja ideekonkursi ning alates 150 000 eurost ehitustööde hankelepingu sõlmimiseks.
6.1. Hankemenetluse läbiviimiseks moodustatakse peadirektori käskkirjaga vähemalt viieliikmeline komisjon ning vajadusel määratakse volitatud esindaja hanke kohta käiva informatsiooni (hanketeadete avaldamine, alusdokumentide muutmine, tähtaegade pikendamine, hankemenetluse lõppemine, aruannete esitamine jms) edastamiseks riigihangete registrile.
6.2. Komisjoni esimeheks on hanke eest vastutav isik, kes juhib komisjoni tööd ja korraldab liikmete vahelist infovahetust. Komisjoni kuulub igakordselt finantsjuht, asjaajamisosakonna juhataja, jurist ja töötaja(d), kelle ülesandeks on hanke tehnilise kirjelduse ja muude vajalike hanke alusdokumentide koostamine.
6.3. Komisjoni ülesanneteks on hankemenetluse ettevalmistamine, hanke alusdokumentide läbivaatamine, hankemenetluse käigus esitatud pakkumuste avamine, pakkujate või taotlejate kvalifikatsiooni ning pakkumuste vastavuse kontrollimine, pakkumuste hindamine ja parima pakkumuse välja selgitamine. Komisjon on volitatud tegema hankija nimel kõiki hankemenetlusega seotud otsuseid.
6.4. Komisjon on otsustusvõimeline, kui komisjoni koosolekust võtab osa vähemalt kolm liiget, sealhulgas komisjoni esimees.
6.5. Hankega seotud dokumente (tehnilised tingimused, pakkumused, komisjoni protokollid, hankeleping, aktid ja muud hankega seotud dokumendid) säilitatakse riigihangete registris.
7. Sotsiaal- ja eriteenuste tellimise erimenetlus
7.1. Sotsiaal- ja eriteenuste erimenetluse alusel tellitakse Euroopa Parlamendi ja nõukogu direktiivi 2014/24/EL XIV lisas nimetatud sotsiaal- ja eriteenuseid, milleks on näiteksturva- ja valveteenused-, restorani- ja toitlustusteenused, hotelliteenused, õigusteenused, haridus- ja koolitusteenused, postiteenused, seminaride, ürituste ja kultuurisündmuste organiseerimisteenused jms.
7.2. Alla riigihanke piirmäära jäävate (Euroopa Parlamendi ja nõukogu direktiivi 2014/24/EL XIV lisa jaotises 1-5 nimetatud sotsiaalteenuste hankelepingu korral maksumusega kuni 299 999 eurot ja jaotises 6-15 nimetatud eriteenuste hankelepingu korral maksumusega kuni 59 999 eurot) sotsiaal- ja eriteenuste tellimisel tuleb lähtuda riigihanke korraldamise üldpõhimõtetest (RHS § 3).
7.3. Kui sotsiaal- ja eriteenuste eeldatav maksumus ületab riigihanke piirmäära tuleb lisaks üldpõhimõtetele lähtuda ka RHS §-des 126 ja 127 sätestatust.
8. Käskkirja jõustumine
8.1. Käskkiri jõustub 7. mail 2018.
8.2. Tunnistan kehtetuks peadirektori 31. augusti 2017.a käskkirja nr 1-2/38 "Eesti Rahvusraamatukogu hankekord".
Janne Andresoo
Peadirektor